仕事が遅いのにはワケがある!ひと手間かける仕事術

   

仕事が遅いのにはワケがあるひと手間かける仕事術「いつまでやってるんだ」「一体何年経ったらできるようになるんだ」仕事が遅い人が、よく浴びられる言葉です。自分なりに頑張っているのに、認められない辛さで悔しい思いをしている人や、「早くできないものは仕方ない」と開き直っている人もいることでしょう。今回は仕事を効率よく進める方法をお話します。

仕事が遅いのは迷惑です

いきなり、この記事を読んでいる人を敵に回すようですが、筆者は仕事が早い方です。業務は、勤務時間内にきっちりと終わらせるのが当たり前と思っているので、イレギュラーな仕事が入ったときや、明らかにオーバーワークでもない限り、定時以降まで仕事を残すことは、ほぼありませんでした。

しかし、毎日定時に退社していたのかと言うと、最低1時間は居残っていました。自分以外の他の人は仕事を続けているので、帰るに帰れない雰囲気ですし、上司から、とっとと帰らずに仕事が遅い人に、「何か手伝いますか」くらいの言葉を掛けろと言われていたからです。

頑張っている人への手伝いが嫌だと言っているのではありません。仕事の効率が悪いのに、それを放置している慢心さがイヤなのです。「こっちは時間内に終わらせたくて必至で仕事をしているのに、なぜトロトロやっている人を手伝わなければなんないんだよ!」と、いつも腹立たしく思っていました。

厳しい言い方をすれば、自分の仕事くらい、自分一人でできるようにならないと、まわりに迷惑をかけるのです。

仕事が遅い人は3タイプ

仕事が遅い人の性格は下記の三つに分けられるようです。

・マイペース型

「急ぐ」「忙しい」と言う言葉を知らないのか、何があってもマイペースを貫くのんびり屋さんです。急がせると焦るばかりで、ほとんど機能停止状態。さらに仕事量がダウンします。

・完全主義型

まるで伝統工芸の職人のように、細かさを重視するタイプです。丁寧に仕事をするのはいいのですが、あまり重要でもない書類のインデックスを、一つずつテプラで作成するなど、どうでもいいことにさえ妥協を許さないので、いくら時間があっても足りません。

・ハイブリッド型

マイペースなのに完全主義者というツワモノです。一日24時間では足りないので、一日が153時間もある冥王星にでも移住しない限り、その日のうちに仕事を終わらせるのは不可能かもしれません。

「効率の悪さ」と「無駄」を解消する

仕事が遅い人を見ていると、「効率の悪さ」と「無駄」が目立ちます。マイナビウーマンの調査によると「仕事が遅い」と言う自覚があるのは少数派なようですが、自覚がない完全主義者は少なくないはずです。

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出典:マイナビウーマン

料理をする際に、レシピに沿って材料を選び、調理器具や食器などを用意しておくとスムーズに進められるのと同じく、仕事にも手順が大切です。また、料理の前に「下ごしらえ」をするように、事前準備を行うと、より素早くなります。

筆者は仕事にかかる前の準備を「ひと手間かける」と呼んでいます。そうすることで、面倒な仕事もスムーズに進みます。

筆者流ひと手間のかけ方

詳細なスケジュールを立てろ

毎週、一週間分のスケジュールを立てています。優先順位を決めて予定を立てるだけでなく、はっきりと「何時から何時まではこれを行う」と言うように、その仕事にかかる時間を想定してスケジューリングします。つまり一つ一つの仕事に締め切りを決めるのです。筆者はこれを「デッドライン」と呼んでいます。

デッドラインを過ぎた場合、その仕事を終了させるためには何をすべきか、あとどれくらいの時間がかかるのか、次の仕事を優先させるべきかなどを考えます。そうすることで省略してもいいことや、やる必要がないことが浮き出てくるのです。

<アドバイスポイント>
やる必要がない仕事と、やるべき仕事があります。やる必要がない仕事をするのは、「親切」でも「丁寧」でもなく無駄であると言うことに気づいてください。

身の回りを整理しろ

雑然と積み重ねられた山のような書類、引き出しの中はぐちゃぐちゃ。これではどこに何があるのか探すだけで時間をロスします。「何をやるか」が決まっているのですから、「何が必要か」は、事前に分かっていること。いらない物は仕舞って、必要なものだけ用意すれば、すぐに仕事が開始できます。

特に注意してほしいのが、パソコンです。引き出し同様にぐちゃぐちゃになり、どこに何が格納されているかわからない人はいませんか? できれば毎回、無理なら気づいたときにでも、きちんとタイトルをつけて整理するとよいでしょう。

<アドバイスポイント>
整理整頓は手間がかかりますが、次回からの使い勝手が格段にアップします。つまりこれが「ひと手間かける」と言うことです。

くだらないことで迷うな

昼食に何を食べるか、ネクタイをどれにするか、A3でコピーするか、A4に縮小すべきかなど、何をするにも、いちいち迷う人がいます。なかなか決断できない理由を尋ねると、「相手のことを考えると迷ってしまう」「あとで後悔したくないから、すぐに判断できない」などと言います。

世の中には「じっくり考える必要があること」と、「即決しなくてはならないこと」があります。人生を左右する大決断ならともかく、日常でじっくり考える必要があることなど、そんなにありますか?

<アドバイスポイント>
昼食にカレーとラーメンで迷ったら、今日はカレー、明日はラーメンにすればいいことですし、プレゼントは本人の嗜好も知らずに迷っていても、決断できません。コピーの大きさは、読みやすさを第一とすべきか、保管しやすさを優先するかを考えれば、すぐに選べるはずです。見極めができるようにならなくては、いくら時間があっても足りませんよ。

二度手間をなくせ

一度外に出たのに、忘れ物をして取りに戻る、メールの添付を忘れて「お詫び文」をつけて再送信する、ろくに書類を見ないで提出して書き直しになる、全部二度手間ですよね。これらのミスが多い人と、少ない人では仕事量が大幅に違います。

<アドバイスポイント>
カバンを変えると忘れ物をしやすくなるので、筆者は必要なものをワンセットにして、それだけを入れ替えればいいようにしています。置き場所も統一すれば、ほぼ忘れ物は防げます。添付のあるメールは、添付をしてから本文を書くと、添付忘れがありません。書類については「間違うもの」と思っているので、一度第三者に読んでもらいます。そうすると誤字や脱字だけでなく、内容についても指摘してもらうことができるので、文章の精度が上がります。

時間外を有効活用しろ

勤務時間外と言ってもサービス残業ではなく、通勤時間や昼休みのことです。行きはその日の仕事の確認を、帰りは様々な本を読んで、広く情報を収集します。昼休みは同僚と昼食に行って仕事の話をしていては、斬新なアイデアは浮かびません。常に刺激を求めましょう

<アドバイスポイント>
筆者の所属していた会社の社訓に「現状維持は後退と考えよ」と言う言葉がありました。会社は常に変革を求めます。日頃から引き出しを多く持つことで、とっさにアイデアを求められたときにも対応できますし、それが続けば「頭の回転が速い人」と言うイメージを持ってもらうことも可能です。

限られた時間の中で、スピーディーに仕事をするのは、周りにとっても自身にとってもメリットがあります。「自分には無理」「性格だから仕方がない」と諦めず、できるところから取り組んでみてください。

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